Community activeren: 60 ideeën voor vaste afspraken

Na de lancering van een community komt er vaak een dip. De eerste leden hebben iets geplaatst, de eerste vragen zijn beantwoord en daarna neemt de activiteit af, omdat de leden geen bijzondere reden meer hebben om langs te komen.

Wil je een community activeren en op de lange termijn actief houden, dan is de eenvoudigste oplossing die we kennen haar vaste afspraken te geven. De vrijdag wordt bijvoorbeeld de dag van de vragen. Een uur lang beantwoordt het team alles wat in het forum is gevraagd. De leden weten dat, dus bewaren ze hun vragen voor vrijdag en komen ze langs om de antwoorden aan anderen te lezen.

Hier vind je 60 ideeën voor vaste afspraken, per week, per maand en per jaar, en daarna ideeën per branche, van mode tot tuinieren. Je hoeft niet alles te doen: twee of drie afspraken die je elke week nakomt, zijn genoeg om te beginnen.

Is je community nog niet gelanceerd, begin dan met onze gids om een merkcommunity op te bouwen. Dit artikel komt direct daarna, als de eerste leden er zijn.

Waarom laten vaste afspraken je leden terugkomen?

Een bericht op een willekeurig moment wordt gelezen door de leden die die dag langskomen, terwijl een vaste afspraak elke week terugkomt en leden speciaal laat langskomen.

Na hun aanmelding komen de meeste leden niet uit zichzelf langs. Ze krijgen een melding als iemand hen antwoordt, lezen het antwoord en vergeten het forum dan tot hun volgende vraag. Met een vaste afspraak weten ze dat er op een bepaalde dag iets gebeurt en op die dag komen ze kijken.

Sommige online communities werken al jaren met zulke rituelen. Bij breiers betekent “WIP Wednesday” dat je op woensdag het werk laat zien waar je mee bezig bent en “FO Friday” dat je op vrijdag laat zien wat je af hebt (Knit & Gather). Niemand hoeft de leden eraan te herinneren dat ze iets moeten plaatsen, ze weten op welke dag ze het doen.

Vaste afspraken zorgen ook voor meer deelname: als een lid weet dat woensdag de dag van de foto van de week is, denkt het eraan om de dag ervoor een foto te maken. Het weet wat er verwacht wordt en dat is veel makkelijker dan beginnen met een leeg blad.

En jij wint er tijd mee. Het onderwerp van de week staat al vast en je kunt je berichten voor de hele maand in één keer voorbereiden.

Hoe zet je een vaste afspraak op?

Om een vaste afspraak op te zetten kies je een vaste dag en een naam die terugkomt, zet je het bericht vast bovenaan het forum en wacht je twee maanden voordat je oordeelt.

Een afspraak heeft een paar weken nodig om aan te slaan. Dit raden we aan zodat ze blijft bestaan in je forum.

Kies een dag en hou je eraan. Het weekend werkt goed voor hobby’s zoals tuinieren of breien, de maandag voor sport en de avond door de week voor klanten die werken.
Geef haar een korte naam die altijd terugkomt in de titel van het bericht, zoals “De vragenvrijdag” of “De woensdagfoto”. Je leden herkennen haar meteen en vinden haar terug via de zoekfunctie van het forum.
Hou elke week hetzelfde format aan, met dezelfde openingszin en dezelfde categorie.
Zet het bericht van de week vast bovenaan het forum. Met Insider Club kun je tot drie berichten vastzetten.
Vertel er ook elders over, in je nieuwsbrief, in een story of in de e-mail na een bestelling.
Hou haar minstens twee maanden vol voordat je beoordeelt of ze werkt.

De eerste weken komen er weinig reacties en dat is normaal. Reageer zelf op de eerste berichten om het gesprek op gang te brengen. Doet niemand mee, schrijf dan rechtstreeks twee of drie trouwe klanten aan en vraag hen om de eerste stap te zetten. Zodra een paar leden iets hebben geplaatst, volgen de anderen veel makkelijker.

Een typische week

Een week met vaste afspraken in een community, van de maandagvraag tot de vragenvrijdag en het weekendbericht.

Je hoeft niet de hele week te vullen. Kies een of twee dagen die bij je klanten passen en voeg er een toe als de eerste afspraken werken.

Dag	Afspraak	Je bericht
Maandag	De maandagvraag	Een eenvoudige vraag over het gebruik, zoals “Wat ga je deze week doen met je…?”
Dinsdag	De dinsdagtip	Een tip van het team, of een tip van een lid die je deze week bent tegengekomen
Woensdag	De woensdagfoto	“Laat de jouwe zien”, met een eigen foto om het bericht te starten
Donderdag	Achter de schermen op donderdag	Een foto van het atelier, van een prototype of van pakketten die klaargemaakt worden
Vrijdag	De vragenvrijdag	Een uur waarin het team alle vragen beantwoordt
Weekend	Het weekendbericht	De samenvatting van de week, of “Wat doe je dit weekend?”

Een korte opmerking over de app: voor de woensdagfoto en peilingen heb je het Groei-plan nodig, waarin ook de rollen en badges zitten waar we het verderop over hebben. De details staan op de pagina met de prijzen.

De vragenvrijdag in de praktijk

Dit is de afspraak die we als eerste aanraden, omdat ze ook je klantenservice ontlast. Elk antwoord van vrijdag blijft in het forum staan en de volgende klant met dezelfde vraag vindt het, in plaats van je te mailen.

Plaats het bericht op vrijdagochtend met het tijdstip waarop je antwoordt, bijvoorbeeld van 17.00 tot 18.00 uur. Zo hebben de leden de hele dag om hun vragen te stellen. Beantwoord tijdens het aangekondigde uur alles, ook de vragen die jou vanzelfsprekend lijken.

Met Insider Club wordt dit bericht geplaatst op naam van je community, met je beheerdersbadge. Je leden zien meteen dat het team erachter zit.

Neem aan het eind van de maand de vragen door die meerdere keren terugkwamen en zet ze op je productpagina’s of in je FAQ. In onze selectie van de beste apps om een FAQ te maken in Shopify leggen we uit hoe een FAQ en een forum elkaar aanvullen.

De vaste afspraken van de maand

De vaste afspraken van de maand, van het lid van de maand tot de stemming en ideeën van leden die producten werden.

Een maandelijkse afspraak vraagt meer voorbereiding, dus begin met één.

Het lid van de maand, gekozen door het team of door de leden via een peiling. Geef het lid een maand lang een badge “Lid van de maand” (rollen en badges maak je in Insider Club in een paar minuten aan).
De foto van de maand, gekozen uit de woensdagfoto’s en beloond met een kleine kortingsbon.
De stemming van de maand, over een kleur, de naam van een product of de volgende geur. Maak altijd de uitslag bekend en wat je ermee doet, anders stoppen de leden met stemmen.
De nieuwe leden van de maand, met een welkomstbericht dat hen noemt en uitnodigt om zich voor te stellen.
Het vragenuur met de oprichter, een uur per maand in een bericht op het forum, zonder video die je moet voorbereiden.
“Jullie stelden het voor, wij hebben het gemaakt”, zodra een idee van een lid een product of een verandering in de webshop wordt.

Die laatste is onze favoriet, ook al komt ze niet elke maand voor. Als het zover is, zien de leden dat hun berichten iets opleveren.

De vaste afspraken van het jaar

De vaste afspraken van het jaar, van de uitdaging in januari tot vroege toegang tot Black Friday, kerst en de verjaardag van de community.

Deze vergeet je makkelijk, dus zet ze in januari al in je agenda.

Moment	Afspraak	Het idee
Januari	De uitdaging van 30 dagen	Een doel dat iedereen een maand lang samen volhoudt, in de periode van de goede voornemens
September	De nieuwe start na de zomer	De dingen die leden weer oppakken of beginnen, met je seizoensproducten
November	Vroege toegang tot Black Friday	De aanbiedingen staan 24 uur eerder open voor leden dan voor iedereen
December	Het kerstlijstje van de leden	De producten die de leden graag zouden krijgen of geven
December	De terugblik op het jaar	Het aantal berichten, de onderwerpen waar het meest over gepraat werd en een bedankje aan de actiefste leden
Lanceringsdatum	De verjaardag van de community	Een bericht over het eerste jaar, met een paar cijfers en de eerste berichten

De vroege toegang tot Black Friday is een goede gelegenheid om de community te laten groeien. Kondig haar een paar weken van tevoren aan in je nieuwsbrief. De klanten die zich ervoor aanmelden, ontdekken het forum bij die gelegenheid en sommigen blijven.

Gewoontes die op een gebeurtenis volgen

Sommige gewoontes hangen niet af van de kalender. Ze komen terug telkens als er iets gebeurt in de webshop of in het forum.

Stelt een nieuw lid zich voor, antwoord dan binnen 24 uur. Een eerste bericht zonder antwoord geeft de indruk dat niemand meeleest, en de kans is klein dat het lid nog een tweede schrijft.

Lanceer je een product, plaats het dan eerst in het forum, een paar uur of een dag voor je nieuwsbrief en je sociale media. Zo hebben je leden nog een reden om regelmatig langs te komen.

Nodig de klant in de follow-upmail na een bestelling uit om een foto of review in het forum te plaatsen. Stuur die mail een tot twee weken na de levering (bijvoorbeeld na 10 dagen), als de klant tijd heeft gehad om het product te gebruiken.

En als een lid voor het eerst de vraag van een ander lid beantwoordt, bedank het dan openlijk. Dat geeft zin om het opnieuw te doen en laat de anderen zien dat zij ook kunnen antwoorden. Naarmate je leden elkaar vaker antwoorden, heb je minder berichten te behandelen.

Community activeren: ideeën per branche

Een idee voor een vaste afspraak per branche, van de maandaglook in mode tot het werk in uitvoering bij creatieve hobby’s.

De typische week werkt voor de meeste webshops, maar elke branche heeft haar eigen gewoontes. Vertrek van wat je klanten al met je producten doen. Daar vind je de afspraken die het best werken.

Mode

De maandaglook, waarin leden hun outfit laten zien met een item van het merk.
“Eén item, drie outfits” een keer per maand. Het team kiest een product en de leden laten zien hoe ze het dragen.
De maatvraag op vrijdag, die geruststelt wie twijfelt voor een bestelling.
De kledingruil op zondag, waarin leden items die ze niet meer dragen doorverkopen of ruilen. Je producten blijven na de aankoop in gebruik en de leden hebben elke zondag een reden om langs te komen.

Beauty en verzorging

De routine op zondagavond, met de producten die iedereen gebruikt en in welke volgorde.
De opgemaakte producten van de maand. Iedereen laat de flessen en potjes zien die leeg zijn en zegt of ze die opnieuw kopen.
De voor-en-na, altijd na dezelfde periode (bijvoorbeeld vier weken) zodat de resultaten te vergelijken zijn.
De huidvraag op vrijdag, met een antwoord van je formulator of een schoonheidsspecialiste als je die in het team hebt.

Sport

Het maandagdoel, waarin iedereen aankondigt wat hij of zij deze week wil doen.
De terugblik op zondag, met de kilometers, de trainingen of de hoogtemeters.
De uitdaging van de maand, een afstand of een aantal trainingen om samen te halen.
Een groepsuitje een of twee keer per jaar, als veel van je klanten in dezelfde regio wonen.

Wonen en interieur

Het hoekje van woensdag. De leden laten een hoekje van hun huis zien, een plank, een hal of een bureau.
Het weekendproject, op vrijdag aangekondigd en op maandag getoond als het af is.
Het thema van de maand, gekozen door de leden, de keuken in januari of het balkon in mei.
De voor-en-na van langere verbouwingen, getoond zodra de klus klaar is.

Koffie, thee, wijn en delicatessen

Het vrijdagrecept met een van je producten.
De proeverij van de maand. Iedereen proeft in de loop van de maand hetzelfde product en plaatst een score en een indruk. Verkoop je abonnementen, dan is dat heel eenvoudig te organiseren (iedereen krijgt hetzelfde product).
De combinatie van het weekend, wat de leden bij je producten serveren.
Het seizoensproduct, bij elke nieuwe oogst of elke nieuwe jaargang, met wat de leden ervan vinden.

Huisdieren

De vrijdagfoto, waarschijnlijk de afspraak uit deze lijst die het makkelijkst te starten is.
De adoptieverjaardag, die de leden aankondigen en waarop het merk reageert.
De dinsdagvraag aan een dierenarts of een gedragstrainer, een keer per maand als je een partner hebt die wil antwoorden.

Baby en ouderschap

De overwinning van de week, het kleine ding dat gelukt is, zoals een hele nacht doorslapen of een eerste maaltijd zonder drama.
De woensdagvraag, een bericht halverwege de week waarin ouders vragen waar ze hulp bij nodig hebben.
De eerste keren van de maand, waarin ouders de mijlpalen van hun kind delen.

Denk er bij dit onderwerp aan om in de forumregels te zetten dat je alles kunt vertellen zonder de gezichten van kinderen te laten zien.

Creatieve hobby’s

Het werk in uitvoering op woensdag, de tegenhanger van de “WIP Wednesday” van breiers.
Het afgewerkte project op vrijdag.
Het materiaal van de maand, een garen of een stof uit je nieuwe collectie, gekozen door de leden.
Het gezamenlijke project van de maand. Iedereen breit, naait of schildert hetzelfde patroon, met één bericht per week om samen op te schieten en elkaar te helpen bij de moeilijke stukken.

Tuinieren

Het zaaien van de maand, aan het begin van de maand geplaatst met wat je nu kunt zaaien.
De oogst op zondag, tijdens het seizoen.
Het ruilen van zaden in de lente, tussen leden die er te veel van hebben.
De zieke plant van de week, waarin een lid een foto plaatst en de anderen helpen uitzoeken wat er mis is.

Gaming en tech

De setup van de maand, met een foto van ieders bureau of installatie.
De game van het moment, op maandag, waarin iedereen zegt wat hij of zij deze week speelt.
De wedstrijd of het toernooi van de maand tussen leden.
De vrijdagtip, een instelling of een sneltoets die weinig mensen kennen.

Boeken en papierwaren

Op maandag het boek dat iedereen deze week leest.
Het boek van de maand, met een gesprek aan het eind van de maand voor wie het uit heeft.
De notitieboekpagina van de maand, voor merken van papierwaren, waarin iedereen laat zien hoe hij of zij de maand heeft ingedeeld.

Fouten die je beter vermijdt

Fouten die je beter vermijdt als je een community activeert, van te veel afspraken tegelijk tot te grote beloningen.

De eerste fout is te veel afspraken tegelijk lanceren. Met één afspraak per dag in een forum van vijftig leden krijgt elk bericht twee reacties en lijkt het forum leeg. Begin met een of twee en voeg er meer toe als die goed lopen.

Een afspraak stopzetten zonder het aan te kondigen richt ook veel schade aan. Valt de vragenvrijdag in augustus drie weken weg, dan komen de leden op vrijdag niet meer langs en moet je in september alles opnieuw opbouwen. Ga je op vakantie, kondig het dan aan in het bericht van de week met de datum waarop je terug bent, of bereid je berichten vooraf voor.

Blijf omgekeerd niet vasthouden aan een afspraak die niet aanslaat. Heeft ze na twee maanden bijna geen reacties, verander dan van dag of van format, of vervang haar. Het eenvoudigst is je leden via een peiling te vragen welke afspraak ze graag zouden hebben.

Pas ook op met grote beloningen. Een wedstrijd met een grote prijs trekt mensen aan die vertrekken zodra hij voorbij is. Voor je klanten volstaan een kleine kortingsbon, een badge of hun foto bovenaan het forum ruim.

En blijf niet alleen. Vertrouw na een paar maanden een afspraak toe aan een actief lid, bijvoorbeeld de woensdagfoto aan een klant die elke week iets plaatst. In het deel over ambassadeurs in onze gids om een merkcommunity op te bouwen leggen we uit hoe je zulke leden herkent.

De deelname meten

Tel een keer per maand voor elke afspraak het aantal reacties en het aantal verschillende leden dat meedeed, en vergelijk dat met de maand ervoor. Wint een afspraak elke maand een paar deelnemers, dan slaat ze aan, ook al blijft ze klein.

Bekijk in de statistieken van de app ook het aantal actieve leden van de maand en het aandeel vragen dat een antwoord krijgt. En vergelijk voor de vragenvrijdag het aantal mails dat je klantenservice ontving voor en na de start.

En op Instagram, in een Facebookgroep of op Discord?

De afspraken uit dit artikel werken ook buiten een forum. Op Instagram kan de vragenvrijdag een story met een vragensticker worden en de woensdagfoto een hashtag die je klanten gebruiken om te posten. In een Facebookgroep of op Discord kan elke afspraak een eigen bericht of kanaal krijgen. Discord biedt ook geplande evenementen voor je live vragenuren.

Het probleem is de antwoorden later terugvinden. Een story verdwijnt na 24 uur. In een Facebookgroep of op een Discord-server blijven de berichten staan, maar ze raken snel bedolven onder nieuwe berichten en zijn een paar weken later moeilijk terug te vinden. Op een forum in je webshop blijft elke vragenvrijdag online, je klanten vinden hem terug via de zoekfunctie van het forum en Google kan hem indexeren. We vergelijken die opties in ons artikel over Discord voor een Shopify-merk en in onze vergelijking om te bepalen welk communityplatform je kiest.

FAQ

Hoeveel vaste afspraken moet je plannen?

Om te beginnen zijn één afspraak per week en één per maand genoeg. Voeg er een toe als de eerste hun publiek hebben gevonden, dus als leden iets plaatsen zonder dat je hen eraan hoeft te herinneren.

Welke dag kies je voor een vaste afspraak?

Dat hangt af van je klanten. Het eenvoudigst is in je statistieken te kijken op welke dagen je webshop en je forum de meeste bezoeken krijgen. Meestal werkt het weekend voor hobby’s en het begin van de week voor sport en doelen.

Wat doe je als niemand meedoet?

De eerste weken is het normaal dat er weinig reacties komen. Antwoord zelf, vraag een paar trouwe klanten om iets te plaatsen en vermeld de afspraak in je nieuwsbrief. Gebeurt er na twee maanden nog steeds niets, verander dan van dag of van format.

Moet je deelname belonen?

Het hoeft niet, maar een kleine beloning helpt in het begin. Een kortingsbon voor de foto van de maand of een badge voor het lid van de maand is genoeg. Vermijd grote prijzen, die deelnemers aantrekken die niet blijven.

Hoeveel tijd kost het elke week om je community te activeren?

Voor een eenvoudige afspraak zoals de woensdagfoto reken je op een halfuur per week, inclusief de antwoorden aan de leden. Trek wat meer tijd uit in de maand waarin je de maandelijkse afspraak voorbereidt. De vragenvrijdag kost een uur per week, het uur waarin je antwoordt.

Hoe verder?

Meer onderwerpen voor berichten vind je in onze 5 soorten content die een e-commercecommunity levend houden of met onze generator voor berichten.

Insider Club voegt aan je Shopify-webshop een forum in je eigen kleuren toe, met alles wat je nodig hebt voor je vaste afspraken: vastgezette berichten, peilingen, badges en meldingen per e-mail. Bekijk de details op de pagina met de functies of installeer de app via de Shopify App Store, met 14 dagen gratis proberen.

Community activeren: 60 ideeën voor vaste afspraken die je leden terug laten komen